Está buscando consejos sobre cómo planificar una fiesta sorpresa, organizar a los asistentes y mantener al invitado de honor en la oscuridad hasta que llegue el momento? Aquí hay algunas instrucciones sobre cómo planificar la mejor fiesta sorpresa posible para cualquier persona y en cualquier ocasión. Sigue leyendo para descubrir algunos consejos útiles sobre una variedad de tipos de fiestas sorpresa, así como una guía paso a paso para planificar cada detalle.
Aprende a planificar una fiesta sorpresa en 17 sencillos pasos:
Siga estas instrucciones paso a paso sobre cómo planificar una fiesta sorpresa de la que sus amigos, familiares o clientes hablarán en los años venideros.
1. Toma la decisión.
Las fiestas sorpresa se están polarizando. Las personas que los aman realmente los aman. Las personas que los odian realmente los odian. A menos que el invitado de honor haya dicho específicamente que disfruta de las fiestas sorpresa o que quisiera una, es difícil saber si es una buena idea.
Aquí hay algunas maneras de saber si una fiesta sorpresa es una buena opción o no:
- Pregúntele a alguien que sepa mejor (pareja, familiar cercano, etc.).
- Cuéntale al invitado de honor sobre una sorpresa reciente que te encantó y observa su reacción.
- Reflexione sobre cómo reaccionaron a las sorpresas en el pasado.
- Considere su personalidad: alguien a quien le gusta dejarse llevar por la corriente probablemente disfrutará de una fiesta sorpresa.
Por extraño que parezca, deberías considerar organizar una fiesta sorpresa para la persona que jura que no quiere una. Según Business Wire, el 43,5 % de las personas que dicen que no quieren una, en realidad quieren esa misma fiesta. Entonces, a menos que haya razones sólidas por las que no lo disfrutarían (y no, no querer que la gente se desvíe de su camino no es una de ellas), ¡entonces hazlo!
2. Juega a Sherlock Holmes.
Consiga que los invitados de honor ayuden a planificar la fiesta sin decírselo, investigando cuidadosamente sus gustos y disgustos relacionados con la fiesta. Use una conversación natural para sacar a relucir estas ideas, de lo contrario, podría revelarlas.
Puedes:
- Imagina que estás planeando una fiesta para otra persona. Obtén su opinión en tu tablero de inspiración de Pinterest.
- Recuérdeles otras fiestas en las que hayan estado juntos. Habla de lo que te gustó.
- Comenta sobre las fiestas de celebridades que ves en las redes sociales.
Y no olvide utilizar sus otros recursos disponibles. Los amigos, la familia, los compañeros de trabajo y las partes interesadas del evento que están cerca del invitado de honor pueden aportar su granito de arena.
Consejo profesional: reserve la investigación para alguien con una gran cara de póquer. Si el invitado de honor sospecha, tendrás que convencerlo de por qué está equivocado y de que no hay una fiesta planeada para él.
3. Reúna a su equipo.
Puedes planear una fiesta sorpresa por ti mismo. Pero si tiene amigos, familiares o compañeros de trabajo que están dispuestos a ayudarlo, agregue los siguientes roles a su mini comité de planificación:
- Líder del equipo: se comunica con cada miembro del equipo, crea y supervisa un flujo de trabajo de planificación de fiestas.
- Diseñador: elige el tema, la paleta de colores y las decoraciones.
- Patrocinador: Financia y/o define el presupuesto de la fiesta sorpresa.
- Corredor: Hace recados y realiza un seguimiento de los gastos.
- Gerente de F&B: cocina o coordina todas las comidas, refrigerios y refrigerios.
- Administrador de invitados: crea una lista de invitados, envía invitaciones, organiza el transporte y confirma RSVP.
- Persona de contacto del invitado de honor: crea o implementa el plan señuelo que lleva al invitado de honor al lugar sin arruinar la sorpresa.
4. Comienza a organizar.
Para aprender a planificar una fiesta sorpresa, necesita una herramienta de lista de verificación para realizar un seguimiento de todas las tareas y una herramienta de comunicación para coordinar a todos los involucrados. Las herramientas más populares para planificar fiestas sorpresa incluyen:
- Facebook : cree un grupo secreto, invite a invitados y colaboradores, y agregue un evento de Facebook con los detalles de la fiesta para que los invitados puedan confirmar su asistencia electrónicamente.
- WhatsApp : Inicie un grupo privado e invite a personas a conversar sobre los detalles antes de la fiesta.
- Slack : mensajes instantáneos e inicio de hilos de conversación a los que todos los miembros de su equipo pueden responder con facilidad.
- Trello : cree y asigne tareas de planificación de fiestas con fechas de vencimiento para mantener todo a tiempo.
5. Decidir sobre un tema.
Basa el tema en los intereses del invitado de honor (fandoms, deportes y pasatiempos funcionan bien), el tipo de fiesta sorpresa que estás organizando y el esquema de color que te gustaría usar. Además, elija un nivel de formalidad que le gustaría tener ahora. Las fiestas informales funcionan mejor para una fiesta sorpresa porque es más fácil ocultar la preparación, pero las fiestas sorpresa formales se pueden llevar a cabo con un poco más de creatividad.
Consejo profesional: la clave para organizar una fiesta sorpresa formal que el invitado de honor no ve venir es elegir un lugar exclusivo que no parezca demasiado fuera de lo común. O vaya con uno cerca de un área en la que ya pasan tiempo.
6. Establezca un presupuesto.
El presupuesto para una fiesta sorpresa varía según el número de invitados, la ubicación, el nivel de formalidad y mucho más. Pero siempre hay formas de recortar un poco los costos. Aquí hay algunas opciones a considerar:
- Limite sus refrigerios a BYOB.
- Sirva refrigerios ligeros en lugar de comidas.
- Use un punto focal de decoración principal en lugar de decorar cada centímetro del espacio.
Las fiestas sorpresa no tienen muchos costos adicionales en comparación con una fiesta normal. De hecho, la mayoría de las fiestas sorpresa mantienen ese importante elemento de sorpresa al utilizar lugares que no son demasiado fuera de lo común. Piense: el patio trasero de un vecino o un parque público.
7. Elija una fecha y hora.
Siga las fechas tradicionales y la hora del día utilizada para ese tipo de fiesta. Por ejemplo, las bodas suelen tener lugar durante la tarde, por lo que una fiesta de bodas sorpresa debería hacer lo mismo.
Consejo profesional: si está eligiendo una fecha y hora para una fiesta de cumpleaños sorpresa, elija una opción que tenga lugar antes de su fecha de nacimiento real para maximizar las posibilidades de que se sorprenda de verdad. De una a tres semanas antes de su cumpleaños real será suficiente.
8. Reserve una ubicación.
Los mejores lugares para una fiesta sorpresa son:
- Un lugar al que el invitado de honor no vaya accidentalmente mientras se lleva a cabo la instalación.
- Cerca de un lugar que frecuentan, como un distrito de restaurantes o la casa de un amigo para que no los sorprenda rompiendo su rutina esperada.
- Es fácil colar a la gente con múltiples opciones de estacionamiento separadas, además de entradas y salidas en diferentes lados del edificio.
9. Cree un plano de planta.
Use software y herramientas de diagramación de eventos en 3D para averiguar dónde ocultará personas y suministros, colocará mesas y sillas, y mucho más. También puede compartir sus planes con sus invitados y designar entradas y salidas para grupos individuales. Menos es más cuando se trata de decoraciones: cree un gran punto focal que el invitado de honor verá cuando entre a la sala de fiestas principal y coloque mesas y sillas alrededor.
Planifica una fiesta sorpresa inolvidable
10. Diseño y compra de decoraciones.
El objetivo de una fiesta sorpresa es la sorpresa, y si hay demasiadas decoraciones alrededor, tu invitado de honor recibirá un aviso antes de que vea a todos los invitados. Una pancarta, algunas serpentinas y un globo o dos serán más que suficientes. Si va a pedir colores de globos personalizados o un letrero especial, planee esto con al menos dos semanas de anticipación en caso de demoras en la entrega.
11. Decida qué actividades incluir.
Agregue algunas actividades relajadas a su plan de fiesta sorpresa para quitarle el calor al invitado de honor para que puedan mezclarse y relacionarse. Los juegos de mesa, el póquer y un área de barra de cupcakes de bricolaje son excelentes opciones, pero, por supuesto, variarán según el tipo de fiesta sorpresa. Haga una lluvia de ideas sobre lo que tiene más sentido para el invitado de honor y todos los asistentes y continúe desde allí. ¿Usted y el invitado de honor frecuentaban el salón de billar en la universidad? Considere elegir un lugar con mesas de billar. ¿El invitado de honor es tu jefe que ama los dardos? Instale algunos tableros de dardos en toda la ubicación. Las opciones son infinitas: ¡aquí es donde la creatividad es increíblemente importante!
12. Crea un menú.
Una vez más, este paso dependerá del tipo de fiesta sorpresa. La comida no siempre es un requisito, pero a la mayoría de los anfitriones les gusta llevar al menos un pastel de cumpleaños y pastelitos si se trata de una fiesta de cumpleaños sorpresa. Si elige crear un menú para una comida completa, elija algo que sepa que le encantará al anfitrión. Ahorre tiempo de instalación y limpieza, además de ayudar a mantener el secreto en secreto durante el mayor tiempo posible, ordenando comida para llevar o entrega programada para después de que llegue el invitado de honor.
13. Envía invitaciones.
Las invitaciones digitales son las más discretas y fáciles de ocultar. Envíe sus invitaciones con un mes o dos semanas de anticipación y recopile RSVP con una semana de anticipación.
Asegúrate de comunicar claramente el hecho de que se trata de una fiesta sorpresa agregando «fiesta sorpresa» en el asunto de la invitación y en el encabezado principal del mensaje. Incluya instrucciones de estacionamiento y entrada para aquellos que quieran saltar y sorprender a los invitados. Y para aquellos que llegarán más tarde, pídales que esperen hasta 15 minutos después de la hora prevista de llegada del invitado de honor para que no entren durante la sorpresa. Este es otro momento en el que tener algún tipo de herramienta o aplicación de comunicación será útil. No querrás ser incapaz de comunicarte con los invitados si algo sale mal (es decir, el invitado de honor llega tarde) en el último minuto.
14. Planifica el plan señuelo.
Para sorprender al invitado de honor el día de la fiesta, crea un plan señuelo. Un plan señuelo es lo que el invitado de honor cree que va a hacer. La actividad debe exigirles que se vistan de una manera que sea apropiada para la fiesta sorpresa, de modo que no queden atrapados demasiado o mal vestidos y avergonzados por su atuendo. Necesitará una persona de contacto para crear el plan de señuelo con ellos, organizar el transporte y cronometrar todo.
15. Preparar alimentos y bebidas.
Si se atiende la fiesta, comparta el plano de planta que hizo con su chef y finalice los horarios de llegada para el personal de la fiesta. Si va a traer sus propios refrigerios, compre artículos estables en el estante o en el refrigerador con 3 a 5 días de anticipación. Ordene cualquier producto horneado para el día anterior o la mañana del.
16. Haz una lista de reproducción.
Use Spotify u otra aplicación de música similar para crear una lista de reproducción de ritmos relajados, jazz clásico o los 40 mejores éxitos que le encantarán al invitado de honor para establecer el tono de la fiesta. Cuanto más rápida e intensa sea la música, más ambiente de fiesta tendrás. Cuanto más lenta e informal sea la música, más ambiente relajado obtendrás. La música más relajada se adapta al tono de la mayoría de las fiestas sorpresa, por lo que si no está seguro de qué hacer, seleccione esta opción de manera predeterminada. Siempre puedes mezclarlo, también. Lo que tiene sentido durante la parte sorpresa de la fiesta puede no tenerlo más tarde en la noche.
17. Delinea la revelación.
Hágase estas preguntas importantes para planificar la gran revelación:
- ¿Quieres que todos esperen de pie en la oscuridad y luego enciendan las luces?
- ¿Quiere que los asistentes aparezcan o salgan de detrás de los muebles?
Si organiza una fiesta sorpresa virtual, pídales a todos que dejen en blanco sus ID de reunión o cámbielo por un saludo de fiesta apropiado. Pídeles que apaguen sus cámaras. Luego invite al invitado de honor a la reunión o, si está físicamente presente, ingrese a la reunión por ellos con anticipación, encienda el micrófono para que las personas puedan escucharlo venir y abra la pantalla para que el invitado de honor pueda ver a todos. .
Para las sorpresas en persona, es posible que también desee que un fotógrafo profesional capture el momento. O agregue algunos accesorios divertidos para la fiesta, como vasos de cartón, cintas para la cabeza con serpentinas y joyas que brillan en la oscuridad.
Consejos rápidos para tipos comunes de fiestas sorpresa:
Planifica tu fiesta sorpresa con estas ideas clave en mente para llevar a cabo cualquier celebración.
- Fiesta sorpresa virtual.
- Cambie todos sus fondos a fotos de, o con, el invitado de honor.
- Use accesorios de colores brillantes como pelucas, velas de cumpleaños y globos para que la llamada se parezca más a una fiesta y menos a una reunión de trabajo.
- Fiesta sorpresa de cumpleaños.
- Cambia el viejo encubrimiento de «olvidamos tu cumpleaños» por coartadas sólidas que expliquen por qué «no podrás celebrar» este año para que la sorpresa funcione sin herir los sentimientos de nadie.
- Hágales saber a los invitados que su presencia es el regalo y que los artículos adicionales son opcionales.
- Ceremonia y/o recepción de boda sorpresa.
- Considera decírselo a tus padres para que tengan tiempo de prepararse emocional y físicamente, pero no se lo digas a nadie más.
- Imagina que estás organizando una fiesta con un horario estricto y un código de vestimenta para que sea una sorpresa.
- Propuesta sorpresa y cena de compromiso.
- Elija un lugar cercano al lugar de la propuesta para que la cena sorpresa sea más conveniente.
- Para sorprenderlos de verdad, no vayas a un lugar inusual; mejor quédate en tus lugares favoritos para salir por la noche.
- Fiesta sorpresa de bienvenida.
- Prepare su hogar con anticipación con sus comidas, entretenimiento y suministros favoritos.
- Considere limitar su lista de invitados, ya que el evento probablemente será emocional y socialmente positivo, pero también agotador.
- Baby shower sorpresa.
- Vaya en contra de la tradición y renuncie a limitar la lista de invitados a mujeres, solo para despistar al invitado de honor.
- Elija un lugar donde pueda exhibir y abrir regalos fácilmente, ya que pueden ser grandes (piense en cunas y cochecitos).
- Fiesta sorpresa de despedida.
- Pida a todos que firmen una tarjeta, libro de recuerdos o álbum de fotos con su nombre y buenos deseos para el regalo sentimental perfecto.
- No organices la fiesta dentro de los tres días posteriores a la mudanza, ya que es probable que estén estresados por el empaque de último minuto.
Preguntas frecuentes sobre fiestas sorpresa:
¿Cómo se organiza una fiesta sorpresa?
Organiza una fiesta sorpresa simple eligiendo un lugar, fecha y hora. Luego invite en secreto a los invitados y engañe al invitado de honor para que se presente.
¿Cuánto tiempo lleva planear una fiesta sorpresa?
Puede tomar tan poco como una semana planear una fiesta sorpresa o hasta seis meses. El cronograma de la planificación de la fiesta sorpresa está determinado por el tamaño de la lista de invitados (los grupos de 25 o menos son más rápidos de planificar que los grupos de más de 250) y el tipo de evento (es decir, un cumpleaños es menos complejo que una boda, etc.).
¿Con cuánta anticipación empiezas a planear una fiesta sorpresa?
Como regla general, debe comenzar a planificar una fiesta sorpresa con al menos tres semanas de anticipación. Tómese una semana para prepararse, otra semana para darles a los invitados la oportunidad de despejar su agenda y una semana final para recopilar confirmaciones de asistencia y hacer arreglos de última hora.
¿Cómo planifico una fiesta sorpresa barata?
Puedes planear una fiesta sorpresa barata eligiendo una ubicación libre, haciendo BYOB y limitando (o eliminando) la decoración.
¡Ahora ya sabes cómo planear una fiesta sorpresa!
Además de los conceptos básicos de planificación de fiestas, como elegir un tema, una decoración y un lugar, las fiestas sorpresa requieren que pienses fuera de la caja y propongas elementos creativos que hagan que la celebración sea muy especial. Es importante pensar en la diversión de todos los invitados, te sugerimos contratar un inflable para fiestas y asegurar la diversión de todos los invitados.
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